Ons privacybeleid

 

Hoe gaan wij met je persoonsgegevens om?

 

 

Als je bij ons wilt trainen, vragen wij je om je in te schrijven als lid. Daarvoor verwerken wij je persoonsgegevens. Wij houden ook een examenregister bij en sturen emails met nieuws over de vereniging en evenementen. Wij kunnen ons voorstellen dat je wilt weten welke gegevens wij van je opslaan en waar deze voor gebruikt worden.

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Door middel van dit privacy beleid willen we inzicht geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Vanzelfsprekend houden wij ons daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit houdt in dat wij daarom:

• jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Je vindt deze doelen en het type persoonsgegevens in dit privacy beleid beschreven.
• Wij beperken ons er toe om niet meer dan de gegevens die nodig zijn voor de doeleinden te verwerken.
•  Wij vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
• Wij hebben maatregelen genomen om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
• Geen persoonsgegevens door te geven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• Op de hoogte zijn van jouw rechten over je persoonsgegevens en deze willen respecteren.
• Je willen wijzen op de uitbreiding van je rechten door de nieuwe AVG.

 

Wie is er verantwoordelijk met betrekking tot jouw gegevens?

Als vereniging Aikikai Aikido Amsterdam (kamer van koophandel: 34155590) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je vragen hebben over dit privacy beleid of over de verwerking van jouw gegevens, dan kun je altijd contact met ons opnemen (zie contactgegevens).

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Ledenadministratie

Wij verwerken persoonsgegevens voor onze ledenadministratie en de communicatie hierover. De grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht. Wij vragen de volgende gegevens bij aanmelding via het inschrijfformulier op de website:

naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, emailadres.

Deze gegevens worden opgeslagen in een ledenadministratiepakket en vallen onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. De penningmeester beheert deze gegevens.

De bewaartermijn van deze gegevens is 1 jaar na opzegging van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie tot maximaal 7 jaar.

• Gradenregister

Wij voeren een examenregister waarin wij bijhouden welke graden (kyu en/of dangraden) wanneer behaald zijn. Wij kunnen op deze manier overzicht houden over het verloop van de graduaties en de termijnen tussen de examens controleren. De grondslag voor deze verwerking is om de voorbereiding van de kyu- en dan examens te kunnen plannen en de procedures voor de dan (proef) examens tijdig in gang te zetten.

Deze gegevens zijn toegevoegd aan de ledenadministratie en vallen onder het beheer van de penningmeester. Indien je al eerder getraind hebt, kun je bij aanmelding je laatst behaalde graad opgeven en / of je Aikido CV. Anders worden de examens bijgehouden vanaf het eerste examen. Je krijgt een Yuwakai paspoort om de kyu graden in bij te houden en een Hombu paspoort waarin de dangraden worden bijgehouden. Dit vormt je eigen bewijs van je Aikido historie.

Bij de beëindiging van het lidmaatschap worden deze gegevens verwijderd. Wil je door omstandigheden tijdelijk je lidmaatschap stopzetten, dan kunnen wij op jouw verzoek deze gegevens voor je bewaren. Wij bewaren de gegevens dan gedurende 1 jaar.

• Gegevens over de gezondheid

Wij registreren gegevens over de gezondheid, wanneer je klachten hebt die beperkingen geven om intensief te trainen. Deze gegevens over je gezondheid worden alleen gedeeld met de examencommissie van Yuwakai wanneer je een dan examen wil doen en daar schriftelijk toestemming voor hebt gegeven. De grondslag voor de verwerking van deze gegevens is het voorkomen dat je gezondheidsschade oploopt tijdens het examen.

Deze gegevens worden - indien ze van toepassing zijn - opgeslagen en vallen onder het beheer van het bestuur.

Na beëindiging van het lidmaatschap worden deze gegevens verwijderd.

N.B.: Wij houden geen algemeen medisch dossier bij en je blijft tijdens de training zelf verantwoordelijk om aan een leraar aan te geven of en welke klachten je ervaart.

• Nieuwsberichten

We gebruiken je emailadres om je op de hoogte te houden van alles wat er met de vereniging te maken heeft: dit kan gaan over contributie, stages, examens, wijziging trainingstijden, vakanties, enzovoort. Ook versturen wij berichten over Aikido stages van de dojo, van Yuwakai, stages van organisaties waar wij bij aangesloten zijn of een relatie mee hebben. De grondslag hiervoor is de inschrijving voor de nieuwsberichten.

Wij kunnen daarvoor je naam en emailadres vragen. Deze gegevens worden opgeslagen gedurende de periode dat je lid bent.

• Whatsapp

Na aanmelding krijg je een bevestigingsmail waarin je kunt aangeven of je aan onze whatsapp groep wil worden toegevoegd. In deze app groep delen wij algemene nieuwsberichten en actueel nieuws. Je wordt bij aanmelding niet automatisch toegevoegd en alleen als je dit uitdrukkelijk aangeeft, voegen we je aan de whatsapp groep toe. Je kunt de groep te allen tijde verlaten.

Er is een whatsapp groep voor de hele dojo en een groep voor de locatie Sportcentrum Caland.

Met welke partijen delen wij je persoonsgegevens?

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

• Yuwakai

Wanneer je lid wordt van onze vereniging word je ook automatisch lid van Yuwakai. Weliswaar is formeel de vereniging lid, maar je telt individueel als lid. Wij geven daarom een beperkt deel van je gegevens door aan Yuwakai.

• Examencommissie Yuwakai

Alleen voor dan examens en alleen na schriftelijke toestemming geven wij gegevens over de gezondheid aan de examencommissie van Yuwakai door.

Verder maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Hosting website / email
• Ledenadministratie software

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

N.B. Als je een dan examen hebt gedaan, worden de voor de aanvraag van het certificaat gegevens gestuurd naar het hoofdkwartier in Japan. De Aikikai So Hombu voert een eigen bescheiden administratie van de gegevens die je op het dan-aanvraagformulier aantreft. Deze aanvraag wordt door Yuwakai gedaan.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Vereniging Aikikai Aikido Amsterdam bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Vereniging Aikikai Aikido Amsterdam van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met je niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons privacy beleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Vereniging Aikikai Aikido Amsterdam

Email: aaa@aikido-amsterdam.nl of bestuur@aikido-amsterdam.nl

Telefoon: 06-54736861